Главная     ||      ПО      ||      Мероприятия      ||      Акции      ||      Контакты      ||      Вакансии

    ПК ЭЛАРД


Презентация.
Видеоуроки.

модуль Документооборот


   ПК ЭЛАРД: Документооборот предназначен для ведения электронного документооборота внутри проектной организации.

    ПК ЭЛАРД:Документооборот предоставляет возможность создавать проекты, разделы проектов, документы. Программа позволяет ввести пользователей, указать их должности, подчиненность и определить права доступа каждого из пользователей к различным разделам. Руководители могут выдавать задания подчиненным сотрудникам, отслеживать загруженность сотрудников, контролировать выполнение заданий, принимать выполненные задания.

Рассмотрим работу в программе

Ввод пользователей в программу
Назначение прав пользователям
Создание проекта
Создание документов проекта
Закрытие работ по проекту
Печать проекта
Загрузка сотрудников проекта
Нормативные документы


    ПК ЭЛАРД: Документооборот устанавливается на нужное количество рабочих мест. Рабочие места подключаются к серверу.

Сервером может быть любой компьютер в сети.

   После установки программы Администратор подключает рабочие места к серверу.

Ввод пользователей в программу

   В модуле Администратор нужно ввести пользователей. Рассмотрим на примере виртуальной организации. Опишем её структуру:



   Организация ООО "ПРОЕКТ" имеет в своем штате: Директора; двух ГИПов; ГАП; Архитектурный отдел; Отдел 1; Отдел 2.
Введем штат организации в программу.

    В модуле Администратор программа позволяет ввести пользователей, они же и будут сотрудниками организации. На рисунке представлен пример создания пользователя и задания ему подчиненности.




    Все сотрудники организации ООО "ПРОЕКТ":



Назначение прав пользователям

    ПК ЭЛАРД: Документооборот позволяет разграничить права доступа пользователям на работу с тем или иным разделом. Каждаму сотруднику можно определить нужный для него доступ к информации.



Создание проекта

   После ввода пользователей и определения для них доступа можно приступить к созданию в программе проектов. Проект создаёт Руководитель организации или лицо, обладающее соответствующими правами доступа.



   Указывается:
  •    Код проекта
  •    Наименование проекта
  •    Номер проекта.
  •    Заказчик (Выбирается из справочника Контрагенты)
  •    Объект (Выбирается из справочника Объекты)
  •    Дата готовности проекта
  •    Ответственный исполнитель работ по проекту
   Ответственного исполнителя проекта или раздела можно выбрать, нажав на кнопку Выбрать исполнителя, в этом случае откроется окно, в котором будет видно загрузку каждого сотрудника на те даты, которые указаны в окне проекта (или раздела проекта). Сразу можно отследить, над какими заданиями работает сотрудник и кто руководит заданиями. При необходимости можно программно согласовать и передвинуть дату готовности по "не срочному" заданию и выдать задание нужному сотруднику.



Поле Дата начала появится в окне после принятия задание на выполнение работ по данному проекту (в нашем случае Смирновым С.С.) и, соответственно, поле Дата готовности фактическая появится после сдачи работ по проекту. К проекту можно прикрипить любые файлы в формате*.PDF или *.JPG, которые будут доступны исполнителям проекта (это могут быть технические задания, протоколы заседаний, пояснительные документы и т.д.)



В проекте указываются ответственные за согласование и нормоконтроль документов.



   В соответствующих списках можно выбрать только тех сотрудников, у которых есть права доступа к согласованию и нормоконтролю документов в модуле Администратор.

    После ввода нового проекта у пользователя Смирнов С.С. на компьютере появится сообщение:



    Смирнов принимает задание или может отказаться от приема задания с указанием причины отказа. После приема задания Смирнов С.С. автоматически переходит к нужному проекту в программе и может продолжать работу над проектом.



    В данном проекте Смирнов С.С. является ответственным лицом. В проекте Смирнов С.С. может создавать разделы проекта (структуру проекта) и задавать ответственного исполнителя в новом разделе проекта с указанием планируемой даты готовности этого раздела проекта.
   При создании проекта ответственный за согласование и за нормоконтроль указывается руководителем. Но руководитель раздела (Смирнов С.С.) может сам дать доступ на согласование документов в нужном разделе конкретным сотрудникам.



    Как видим, доступ можно давать и на работу в проекте (в разделе проекта) нужным сотрудникам. Например, Смирнов С.С. поручает Демину Д.Д. (ГАПу) разработать концепцию проектируемого объекта.



   Демин Д.Д. получает задание от Смирнова С.С., знакомится с заданием. Принимает его и начинает работать. Момент принятия задания сотрудника (Деминым Д.Д.) фиксируется и отслеживается в структуре проекта.



   Демин Д.Д. поручает разработку концепции архитектору Жилину Е.Д. и дает ему доступ для создания документов в разделе.



   Далее в разделе Заданий Демин Д.Д. выдает задание Жилину Е.Д. на разработку документов.



Создание документов проекта

   Получив задание, Жилин Е.Д. создает нужные документы (чертежи) в проекте.



   Любые созданные документы Жилин Е.Д. может передать на согласование.



   На рисунке видно, что к запросу согласования можно прикрепить любой документ, который является пояснением основного документа согласования. И лицо согласующие документ, при необходимости документально подтвердить изменение по основному документу, со своей стороны также может прикрепить любой документ, на основе которого формируется ответ на согласование. Если лицо, получившее запрос на согласование, не может принять самостоятельного решение (в нашем случае Демин Д.Д.), оно, в свою очередь, может переадресовать запрос согласования документа соответствующему сотруднику.



   Закончив работу над документом, Жилин Е.Д. сдает его на проверку командой Закрыть работу. Документ автоматически попадает ответственному за нормоконтроль лицу.



   При запросе согласования или проверки у ответственного лица появляются документы, с которыми необходимо поработать (согласовать или проверить).



   Проверяющее лицо автоматически переходит к нужному документу и проверяет его. При просмотре документов, проверяющий видит только те документы, которые нужно ему проверить. Если проверка нормоконтралера прошла успешно, то документ автоматически попадает на подпись к ответственному проверяющему по данному проекту.



   В нашем случае это Смирнов С.С., он получил документ на проверку и подпись об утверждении документа. Обратите внимание, что статус документа меняется в зависимости от выполняемых действий с ним.



   Если посмотреть документ, то можно увидеть:

- общие данные по документу;



- реквизиты по документу;



- сопутствующие документы (например служебная записка или письмо на основе которого производились исправления или иные действия по документу).



- подписи по документу;



- историю согласований по любому документу;


на рисунке видно, что документ на согласование получил Демин Д.Д и передал его Смирнову С.С., который и согласовал документ.

- историю работы над документом;



- архивную историю работы над документом. Программа автоматически делает копии документа на каждом этапе работы (при изменении, согласовании, проверки и т.д.) и, если документ изменили, то можно посмотреть документ до изменения, и на основе чего внесены измения. При этом всегда можно вернуться к документу на любой стадии.



Закрытие работ по проекту

   После создания всех необходимых документов в разделе проекта ответственный за раздел, в нашем случае Демин Д.Д., проверяет наличие у всех документов раздела статуса "Принят". После этого Демин Д.Д. может сдать работу руководителю выдавшему ему задание. Демин Д.Д. выбирает функцию "Сдать задание по разделу", и раздел автоматически попадает на проверку.



   Руководитель проверяет задание и принимает его.



   Программа позволяет сформировать состав проекта и распечатать его.



   Форма, распечатанная в MS Word.



Печать проекта

   После сдачи заданий по проекту (или по разделу проекта) руководитель проекта (или раздела) может отправить проект (раздел) на печать. Программа создаст папку с именем проекта, в ней создаст папки с именами разделов проекта и в каждой папке сформирует каталоги с названием форматов документов и разложит в них соответствующие документы. Например, в папку формата А2 попадут чертежи формата А2. При печати останется установить в плоттер рулон бумаги формата А2 и отправить на печать все документы из папки А2.




   Распечатав проект, нужно собрать живые подписи, и отправить проект в программе ЭЛАРД в архив. После передачи проекта в архив, ему присваевается архивный номер и проект становится доступным в разделе программы Архив.

Загрузка сотрудников проекта

   ПК ЭЛАРД: Документооборот позволяет просмотреть загрузку сотрудников на любой диапазон дат. Программа может сформировать план-график выпуска проекта (проектов).



Нормативные документы

   В ПК ЭЛАРД: Документооборот имеется удобный раздел Нормативные документы, в который пользователи могут помещать документы в электронном виде в любом формате такие как ГОСТ, ОСТ, СНиП и др. и всегда иметь их под рукой. Этот раздел доступен всем пользователям и любая попавшая в него информация становится общедоступной.







Разработка ПО, продажа ПО, внедрение ПО, консультации ПО ООО "МАКСИМУС" г. Волгоград 8(8442) 60-01-59 Разработка ПО, продажа ПО, внедрение ПО, консультации ПО