Главная     ||      ПО      ||      Мероприятия      ||      Акции      ||      Контакты      ||      Вакансии

ПК ЭЛАРД

ПРЕЗЕНТАЦИЯ
ВИДЕОУРОКИ

модуль Документооборот


    ПК ЭЛАРД: Документооборот предназначен для ведения электронного документооборота внутри проектной организации.

   ПК ЭЛАРД: Документооборот предоставляет возможность создавать проекты, разделы проектов, документы. Программа позволяет ввести пользователей, указать их должности, подчиненность и определить права доступа каждого из пользователей к различным разделам. Руководители могут выдавать задания подчиненным сотрудникам, отслеживать загруженность сотрудников, контролировать выполнение заданий, принимать выполненные задания.

Рассмотрим работу в программе

Ввод пользователей в программу
Назначение прав пользователям
Создание проекта
Создание документов проекта
Закрытие работ по проекту
Печать проекта
Загрузка сотрудников проекта
Нормативные документы


    ПК ЭЛАРД: Документооборот устанавливается на нужное количество рабочих мест. Рабочие места подключаются к серверу.

Сервером может быть любой компьютер в сети.

   После установки программы Администратор подключает рабочие места к серверу.

Ввод пользователей в программу

   В модуле Администратор нужно ввести пользователей. Рассмотрим на примере виртуальной организации. Опишем её структуру:



   Организация ООО "ПРОЕКТ" имеет в своем штате: Директора; двух ГИПов; ГАП; Архитектурный отдел; Отдел 1; Отдел 2.
Введем штат организации в программу.

    В модуле Администратор программа позволяет ввести пользователей, они же и будут сотрудниками организации. На рисунке представлен пример создания пользователя и задания ему подчиненности.




    Все сотрудники организации ООО "ПРОЕКТ":



Назначение прав пользователям

    ПК ЭЛАРД: Документооборот позволяет разграничить права доступа пользователям на работу с тем или иным разделом. Каждому сотруднику можно назначить определенный для него доступ к информации.



Создание проекта

   После ввода пользователей и определения для них доступа в программе можно приступить к созданию проектов. Проект создаёт Руководитель организации или лицо обладающее соответствующими правами доступа.



   Указывается:
  •    Код проекта
  •    Наименование проекта
  •    Номер проекта.
  •    Заказчик (Выбирается из справочника Контрагенты)
  •    Объект (Выбирается из справочника Объекты)
  •    Дата готовности проекта
  •    Ответственный исполнитель работ по проекту
   Ответственного исполнителя проекта или раздела можно выбрать, нажав на кнопку Выбрать исполнителя, в этом случае откроется окно, в котором будет видно загрузку каждого сотрудника на даты, указаные в окне проекта (или раздела проекта). Сразу можно отследить, над какими заданиями работает сотрудник и кто руководит заданиями. При необходимости можно программно согласовать и передвинуть дату готовности по "несрочному" заданию и выдать задание сотруднику.



Поле Дата начала появится в окне проекта после принятия задание на выполнение работ по данному проекту (в нашем случае задание принимает исполнитель проекта - Смирнов С.С.) и, соответственно, поле Дата готовности фактическая появится после сдачи работ по проекту. К проекту можно прикрипить любые файлы в формате*.PDF или *.JPG, которые будут доступны исполнителям проекта (это могут быть технические задания, протоколы заседаний, пояснительные документы и т.д.)



В проекте указываются ответственные за согласование и нормоконтроль документов.



   В соответствующих списках можно выбрать только тех сотрудников, у которых есть права доступа к согласованию и нормоконтролю документов в модуле Администратор.

    После сохранения нового проекта у пользователя Смирнов С.С. (исполнитель проекта) на компьютере появится сообщение:



    Смирнов видит выданное ему задание, принимает задание или может отказаться от приема задания с указанием причины отказа. Приняв задание Смирнов С.С. автоматически переходит к нужному проекту в программе и может продолжать работу над проектом.



    В данном проекте Смирнов С.С. является исполнителем и ответственным лицом за работы по пректу. В структуре проекта Смирнов С.С. может создавать нужные разделы проекта и задавать ответственного исполнителя в каждом новом разделе проекта с указанием планируемой даты готовности этого раздела.
   При создании проекта ответственный за согласование и за нормоконтроль указывается руководителем создающим проект. Но исполнитель проекта ( или раздела) (Смирнов С.С. - исполнитель проекта) может сам дать доступ на согласование документов (или другой доступ) нужным сотрудникам.



    Смирнов С.С. создает новый раздел проекта и поручает Демину Д.Д. (ГАПу) разработать концепцию проектируемого объекта.



   Демин Д.Д. получает задание от Смирнова С.С., знакомится с заданием. Принимает его и начинает работать. Момент принятия задания сотрудника (Деминым Д.Д.) фиксируется и отслеживается в структуре проекта.



   Демин Д.Д. в свою очередь поручает разработку концепции архитектору Жилину Е.Д. и дает ему доступ для создания документов в этом разделе.



   После разрешения доступа к разделу Демин Д.Д. выдает задание Жилину Е.Д. на разработку документов.



Создание документов проекта

   Получив задание, Жилин Е.Д. создает нужные документы (чертежи) в проекте.



   Любые созданные документы Жилин Е.Д. может передать на согласование.



   На рисунке видно, что к запросу согласования можно прикрепить любой документ, который является пояснением основного документа согласования. Лицо согласующее документ, при необходимости документально подтвердить изменение по основному документу, со своей стороны также может прикрепить любой документ, на основе которого формируется ответ на согласование. Если лицо, получившее запрос на согласование, не может принять самостоятельного решения (в нашем случае Демин Д.Д.), оно, в свою очередь, может переадресовать запрос согласования документа соответствующему сотруднику.



   Закончив работу над документом, Жилин Е.Д. сдает его на проверку командой Закрыть работу. Документ автоматически попадает ответственному за нормоконтроль лицу.



   При сдачи документов формируется запрос на нормоконтроль и проверку документа у соответствующих лиц проверяющих документы по проекту. Документ автоматически показывается в нужном для проверки разделе.



   Проверяющее лицо видит документ который поступил на проверку и проверяет его. При просмотре документов, проверяющий видит только те документы, которые нужно ему проверить. Если проверка нормоконтралера прошла успешно, то документ автоматически передвется дальше на подпись проверяющему. (Если проверка нормоконтралера не прошла, документ возвращается на доработку.)



   В нашем случае это Смирнов С.С., он получил документ на проверку и подпись об утверждении документа. Обратите внимание, что статус документа меняется в зависимости от выполняемых с ним действий.



   Если посмотреть документ, то можно увидеть:

- общие данные по документу;



- реквизиты по документу;



- сопутствующие документы (например, служебная записка или письмо, на основе которого производились исправления или иные действия по документу).



- подписи по документу;



- историю согласований по любому документу;


на рисунке видно, что документ на согласование получил Демин Д.Д и передал его Смирнову С.С., который и согласовал документ.

- историю работы над документом;



- архивную историю работы над документом. Программа автоматически делает копии документа на каждом этапе работы (при изменении, согласовании, проверки и т.д.) и, если документ изменили, то можно посмотреть документ до изменения, и на основе чего внесены измения. При этом всегда можно вернуться к документу на любой стадии.



Закрытие работ по проекту

   После создания всех необходимых документов в разделе проекта ответственный за раздел, в нашем случае Демин Д.Д., проверяет наличие у всех документов раздела статуса "Принят". После этого Демин Д.Д. может сдать работу руководителю, выдавшему ему задание. Демин Д.Д. выбирает функцию "Сдать задание по разделу", и раздел автоматически попадает на проверку.



   Руководитель проверяет задание и принимает его.



   Программа позволяет сформировать состав проекта и распечатать его.



   Форма, распечатанная в MS Word.



Печать проекта

   После сдачи заданий по проекту (или по разделу проекта) руководитель проекта (или раздела) может отправить проект (раздел) на печать. Программа создаст папку с именем проекта, в ней создаст папки с именами разделов проекта и в каждой папке сформирует каталоги с названием форматов документов и разложит в них соответствующие документы. Например, в папку формата А2 попадут чертежи формата А2. При печати останется установить в плоттер рулон бумаги формата А2 и отправить на печать все документы из папки А2.




   Распечатав проект, нужно собрать живые подписи, и отправить проект в программе ЭЛАРД в архив. После передачи проекта в архив, ему присваевается архивный номер и проект становится доступным в разделе программы Архив.

Загрузка сотрудников проекта

   ПК ЭЛАРД: Документооборот позволяет просмотреть загрузку сотрудников на любой диапазон дат. Программа может сформировать план-график выпуска проекта (проектов).



Нормативные документы

   В ПК ЭЛАРД: Документооборот имеется удобный раздел Нормативные документы, в который пользователи могут помещать документы в электронном виде в любом формате, такие как ГОСТ, ОСТ, СНиП и др. и всегда иметь их под рукой. Этот раздел доступен всем пользователям и любая попавшая в него информация становится общедоступной.







Разработка ПО, продажа ПО, внедрение ПО, консультации ПО ООО "МАКСИМУС" г. Волгоград 8(8442) 60-01-59 Разработка ПО, продажа ПО, внедрение ПО, консультации ПО